Marketing Digital

5 criterios efectivos para limpiar tu base de datos

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Te mostramos cómo limpiar una base de datos de emails de manera efectiva en base a 5 criterios fundamentales.

Tirar lo que no vale.

Un concepto que tenemos bastante interiorizado cuando se trata de aplicarlo a nuestra vivienda pero que parece que nos cuesta un poquito más cuando se trata de aplicarlo a nuestra base de datos de emails. 

Pero,

¿De qué sirve mantener una base de datos de 10.000 contactos si más de la mitad de ellos nunca ha interactuado con nosotros?

Contra las viejas creencias de 'cuánto más mejor' y 'yo me lo quedo por si acaso', el concepto de tirar lo que no vale para poner el foco en lo importante es una filosofía que debemos aprender a aplicar también a nuestro negocio.

Por qué es importante limpiar una base de datos

Mantener limpia y actualizada una base de datos es tan importante como capturar y madurar contactos.

Primero, porque cuantos menos leads tengamos, menos nos costará nuestra herramienta de Marketing digital. No es lo mismo mantener una licencia de 5.000 contactos que una de 2.000.

Segundo, porque desvirtuamos nuestras métricas. Podemos considerar que tenemos una tasa de aperturas del 20% cuando en realidad, haciendo una limpieza de contactos, podemos llegar a alcanzar el 40%.

Y, tercero, porque 'tirando lo que no vale' nos será mucho más sencillo gestionar, segmentar y saber verdaderamente qué perfil de contacto es el que más probabilidades tiene de acabar cerrando una transacción.

Consultoría de marketing digital

5 criterios para limpiar una base de datos

Para limpiar una base de datos de emails de manera efectiva y librarnos de todos esos contactos que lo único que hacen es ocupar y no aportar, a continuación te mostraremos 5 de los criterios más efectivos que utilizamos en Urbaniza Interactiva para depurar la base de datos de nuestros clientes.

1. Suscripciones canceladas

¿De qué sirve mantener a un contacto en tu base de datos si no te puedes comunicar con él? Si un contacto ha cancelado su suscripción a tus correos de marketing es porque la información que le estás enviando no es de su interés. 

En este caso, lo mejor es eliminarlo de tu base de datos ya que, una vez se haya dado de baja, tu Newsletter, actualizaciones del blog y demás correos automatizados ya no le llegarán.

2. Duplicidad de contactos

Seguro que en tu base de datos existen contactos duplicados que están ensuciando tus métricas. Una de tus tareas como responsable de marketing es identificar esta duplicidad de contactos y saber interpretar cuál es el 'bueno' para borrar de tu base de datos el 'malo'.

Algunas herramientas de marketing como HubSpot son capaces de identificar coincidencias entre contactos para darnos pistas sobre posibles duplicidades. 

Una vez encontradas estas similitudes, la herramienta nos ofrece varias posibilidades: mantener ambos registros, eliminar uno de ellos o combinarlos.

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3. Rebotes de contactos

Otra buena estrategia para limpiar tu base de datos es crear una lista de contactos rebotados y eliminarlos de tu CRM.

Un correo es rebotado cuando, por algún motivo, el servidor de correo de nuestro destinatario no ha podido enviar el correo programado y lo devuelve al remitente. Los motivos más habituales para que un correo rebote son los siguientes:

  • La dirección de correo electrónico es errónea.
  • Problemas con el servidor.
  • Filtros de seguridad muy restrictivos.

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4. Contactos con datos sospechosos

Imaginémonos que a nuestra base de datos recibimos un contacto con la siguiente información:

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¿De verdad crees que puede ser un contacto con verdadero interés en tu producto o servicio? Y aunque lo fuera... ¿De qué te sirve mantenerlo en tu base de datos si no te vas a poder comunicar con él?

Tanto el email como el número de teléfono introducidos son incorrectos, por lo que no tendrás manera de hacerle llegar tus emails ni podrás levantar el teléfono para realizar una llamada.

Recuerda que el objetivo final de una limpieza de contactos es 'tirar lo que no vale' y, los datos de contacto de este ejemplo, claramente no valen para iniciar con él una campaña de lead nurturing hasta acercarlo hasta su momento de compra.

5. Contactos inactivos

Pero lo mismo sirve un contacto con datos incorrectos que un contacto que lleva sin reaccionar a nuestras comunicaciones desde hace más de 5 años.

A la hora de eliminar a contactos de una base de datos en base a su baja actividad, en Urbaniza Interactiva nos gusta mucho jugar con el Lead Scoring, un sistema que va añadiendo o restando puntos en función de su interacción con nuestra marca. 

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De esta manera, podemos identificar de forma sencilla los contactos más y menos afines, algo que nos permitirá crear una lista de 'Contactos con baja actividad' que nos sirva para eliminar a aquellos contactos menos interesantes.

Algunas de las propiedades que podemos emplear para restar puntuación a un contacto y proceder con su eliminación, son las siguientes:

  • Fecha de creación
  • Fecha del último correo electrónico
  • Fecha de conversión reciente
  • Último envío del formulario
  • Último correo electrónico abierto
  • Último correo electrónico que recibió clic
  • Última respuesta
  • Última fecha de compra
  • Última fecha de actividad 

Volumen y calidad

Está claro que cuanto más voluminosa sea nuestra base de datos, mayores probabilidades tendremos de aumentar nuestras ventas. Sin embargo, no puedes dejar que el volumen alimente tu ego personal. 

Hacer limpieza de contactos es una de las grandes tareas pendientes en muchos negocios actuales. En la base de una buena estrategia de Inbound Marketing, la limpieza de contactos es algo tan importante como la captación o la maduración. 

Si necesitas que te echemos una mano para hacer crecer de forma efectiva y consolidada tu base de datos de contactos, no dudes en contactar con nosotros

Consultoría de marketing digital

Publicado por Miriam Moral - Urbaniza el 8 de junio de 2021 9:00:00 CEST
Miriam Moral - Urbaniza

Asistente de marketing digital en Urbaniza Interactiva. Certificación Inbound Marketing de Hubspot

Etiquetas: Inbound Marketing, Lead Scoring, Gestión de proyectos

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