Tipos de Reuniones online y herramientas para gestionarlas
Razones para la comunicación online y selección de herramienta para videoconferencias, tanto para reuniones de equipo como para contactos y clientes.
La teleconferencia es una solución idónea para reuniones online en grupo, ya que flexibiliza la disponibilidad de los asistentes y optimiza el tiempo de trabajo, ya que no es necesario trasladarse.
Si tenías reuniones programadas, no es necesario cancelarlas ni posponerlas, ya que se pueden mantener a través de la videoconferencia.
Razones para utilizar reuniones online
- Mantener viva la comunicación con el equipo.
- Dar visibilidad y demostrar que tu empresa y tus trabajadores están disponibles para lo que necesite el cliente.
- Informar desde la credibilidad y la experiencia, de una forma veraz y contrastada.
- Detectar posibles problemas y solucionarlos a través del consenso.
- Avanzar en las fases del proyecto.
Recomendaciones para gestionar reuniones online con miembros del equipo de trabajo
Como en cualquier reunión profesional, al organizarla, debemos responder a estas cuestiones:
- ¿Quién? Identificar a los participantes.
- ¿Para qué? Determinar los objetivos de la reunión.
- ¿Qué? Planificación y agenda: Adelantar en la convocatoria los temas a tratar y la duración aproximada.
- ¿Cómo? Los roles en las reuniones de empresa deben de quedar definidos. El organizador tiene que conducir la reunión entre los asistentes generando credibilidad y empatía. Es quien permite, pide o limita la participación.
Objetivos de las reuniones de equipo:
- Mantener el contacto y la dinámica de trabajo en grupo.
- Poner objetivos diarios/semanales y asignar tareas.
- Hacer seguimiento de proyectos.
- Detectar problemas lo antes posible y proponer soluciones.
Un buen consejo para romper el hielo es pedir aportaciones a los asistentes: Lo que más les preocupa, el mayor reto o el objetivo fundamental del día/semana.
Hay que intentar motivar, valorando el trabajo conjunto y los objetivos conseguidos entre todos.
Se trata de fortalecer la relación con cada miembro y, si es necesario, agendando reuniones uno a uno.
Antes de finalizar la sesión, conviene que el presentador haga preguntas a los asistentes, para saber si se ha entendido el mensaje.
Finalmente, se citan las conclusiones para establecer acta de lo decidido y se programa la siguiente reunión.
Recomendaciones para gestionar reuniones online con contactos y clientes
El objetivo de las reuniones online es evitar que las reuniones presenciales se pospongan o cancelen. Si podemos celebrarlas online, mantendremos una comunicación activa y aumentaremos la visibilidad.
Se trata de demostrar que:
- La empresa y sus asesores están disponibles para lo que necesite el cliente.
- Proporcionar datos reales, con opinión de expertos, con información veraz y contrastada.
- Detectar y solucionar los problemas que tengan los clientes: Vigencia del contrato de arras, aplazamientos y/o renovaciones de contrato, solicitud de ayudas para la hipoteca y otras medidas del Gobierno, forma de solicitar ayudas, plazos para presentar documentos…
- Minimizar efectos del parón económico.
- Avanzar en fases anteriores a la decisión.
Los dos tipos básicos de reuniones online con clientes son: Individuales o grupales.
Reuniones a uno (Individuales)
Se organizan para tratar temas de forma personalizada, como la revisión de documentación, propuestas, ofertas, temas legales y fiscales, presentar informes, mostrar la actividad realizada y la programada, etc.
Reuniones grupales o webinars
Son conferencias o talleres online que se organizan con personas que pertenecen a un mismo segmento de contactos, con unos intereses similares o una situación parecida en su proceso de compraventa.
Ejemplos:
- Taller con Clientes propietarios/Compradores.
- Consultorio/Preguntas y Respuestas.
- Resolución de Preguntas habituales-Argumentario para atención al cliente.
- Opinión cualificada sobre una situación general.
Herramientas de videoconferencia
Para organizar videoconferencias y formaciones online, existen numerosas herramientas.
Todas las herramientas que vamos a comentar, ofrecen versiones gratuitas, o al menos un periodo de prueba gratuito.
Lo primero que tenemos que decidir, es el uso que se le quiere dar a las reuniones online: Si son solo para reuniones de equipo, para reuniones individuales, con varias personas o si son para formación online con un número elevado de participantes.
Para reuniones online de equipo, Google Hangout permite hasta 10 personas simultáneas; la versión de pago Google Suite, hasta 25. El requisito es que todas los usuarios tengan una cuenta de Google.
Si no es así, Skype sigue siendo una gran alternativa, ahora que permite la asistencia a reuniones como invitado, sin registro; el organizador sí que debe registrarse e instalar la aplicación.
Para reuniones con contactos y clientes, a pequeña escala, WhatsApp dispone de una herramienta que conecta hasta 4 personas, solo desde dispositivos móviles.
En el caso de Facebook Messenger, puede haber hasta 6 usuarios activos con video, el resto solo con voz y hasta 50.
Para reuniones con más participantes y opciones de formación online o webinar, Zoom, en su versión gratuita, permite hasta 100 asistentes con un máximo de 40 minutos por reunión. Las versiones Pro permiten además grabar las sesiones sin límite de tiempo.
Otra opción es GotoMeeting, sin cuenta gratuita pero sí con prueba temporal.
Una de las funcionalidades más útiles en las videoconferencias, es la posibilidad de compartir pantalla, lo que hace más sencillo explicar un documento, página web, o una presentación.
Las versiones con licencia de las herramientas Skype, Zoom y Gotomeeting, permiten gestionar presentadores, ceder el control remoto o compartir la grabación con los asistentes, entre otras funciones avanzadas.
¿Te animas a probar alguna de estas herramientas?
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Especialista en Inbound y Estrategia Digital.
Director de Urbaniza Interactiva.
Redactor de Inmoblog.com
Ligado a la generación y posicionamiento de contenidos desde 1999, crea en 2000 la empresa Urbaniza Interactiva, enfocada en desarrollos online y en estrategia de marketing digital para el sector inmobiliario.
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